Kad nepieciešama padziļināta darījuma pārbaude?

Mūsdienu starptautiskajā uzņēmējdarbībā sankciju ievērošana un efektīva atbilstības vadības sistēma (compliance management system) ir būtiska prasība. Uzņēmumiem, kas darbojas globālos tirgos, regulāri jāveic riska novērtējums, jāizmanto sankciju pārbaudes (sanctions screening) un jāstiprina iekšējās kontroles sistēma, lai mazinātu juridiskos un reputācijas riskus.

1. Darījumi ar paaugstināta sankciju riska valstīm

Ja uzņēmums sadarbojas ar valstīm, kas neievēro ES sankcijas vai pakalpojumu ierobežojumus (piemēram, Apvienotiem Arābu Emirātiem, Turciju, Ķīnu), obligāti jāveic sankciju pārbaudes (sanctions checks). Finanšu izlūkošanas dienesta vadlīnijas nosaka, ka gadījumos, kad darījums ietver sankcijām pakļautas preces vai pakalpojumus, nepieciešama padziļināta atbilstības un risku vadība.

2. Augsta prioritātes preces vai dubultas lietojamības tehnoloģijas

Ja darījums attiecas uz augstas prioritātes precēm vai tehnoloģijām, kas potenciāli var tikt izmantotas militāriem mērķiem, jāveic dokumentēts riska novērtējums. Šajā gadījumā būtiska ir arī naudas atmazgāšanas novēršanas normatīvu ievērošana un atbilstošas iekšējās kontroles sistēmas ieviešana.

3. Pakalpojumu vai programmatūras piegāde

Ja pakalpojumi (piemēram, loģistika, IT, programmatūra) var būt tieši vai netieši sankcijām pakļauti, tie nedrīkst nonākt galamērķī Krievijā vai Baltkrievijā. Šādā gadījumā nepieciešams veikt darījuma partneru padziļinātu pārbaudi, izmantojot atbilstības programmatūras risinājumus un atkārtotas kontroles mehānismus.

4. Negatīva reputācija vai mediju pieminējumi

Ja darījuma partneris vai tā īpašnieki tiek pieminēti negatīvos mediju avotos, tas norāda uz reputācijas risku. Šādā gadījumā uzņēmumam jāpiemēro reputācijas vadības pasākumi (reputation management), jāveic negatīvās informācijas pārbaude (adverse media screening), un jāanalizē publiski pieejamā informācija (mediju analīze – media analysis).

5. Darbība augsta riska nozarēs

Uzņēmumi, kas darbojas enerģētikā, ieroču ražošanā vai finanšu starpniecībā, tiek uzskatītas paaugstināta riska jomām. Šādos gadījumos uzņēmumiem ieteicams piesaistīt ārējos atbilstības pakalpojumus (compliance services) un atbilstības speciālistu (compliance experts) atbalsts.

6. Lielas vērtības vai sarežģītas transakcijas

Darījumi, kas pārsniedz noteiktu vērtību vai ir strukturēti ar vairākiem starpniekiem un “čaulas” kompānijām, rada papildu risku. Šādos gadījumos būtiski stiprināt iekšējās kontroles procesus un iesaistīt profesionālus atbilstības ekspertus (compliance professionals).

Kā veikt padziļināto pārbaudi?

Efektīva padziļinātās pārbaudes sistēma palīdz uzņēmumam samazināt sankciju, reputācijas un finanšu riskus. Lai nodrošinātu caurspīdīgumu un atbilstību normatīvajām prasībām, būtiski izveidot atbilstības pārvaldības sistēmu (compliance management system) un dokumentēt visus pārbaudes posmus.

1. Riska novērtējums

• Identificēt iesaistītos darījuma partnerus, gala lietotāju, transporta maršrutu, preces tipu un gala lietotāja apliecinājumus.

• Izstrādāt iekšējās kontroles mehānismus (internal control mechanisms), kas nosaka, kā tiks novērtēti sankciju un reputācijas riski.

2. Datu un dokumentu vākšana

• Iegūt reģistrācijas dokumentus, muitas deklarācijas, maršruta dokumentus, eksporta deklarācijas un gala lietotāja apliecinājumus.

• Pārbaudes procesā izmantot inteliģentus programmatūras risinājumus (intelligent software solutions), kas automatizē datu salīdzināšanu un sankciju pārbaudes.

3. Publiskās informācijas salīdzināšana

• Pārbaudīt preces klasifikāciju un atbilstību sankciju regulām (piemēram, ES Regula 833/2014, 765/2006 u.c.).

• Veikt sankciju pārbaudi (sanctions screening) izmantojot oficiālos sarakstus (ES, ANO, OFAC).

• Pārskatīt publiskos avotus un mediju saturu, izmantojot mediju analīzes (media analysis) pieeju, lai identificētu iespējamos reputācijas riskus.

4. Gala lietotāja pārbaude

• Pieprasīt gala lietotāja apliecinājumus, pārbaudīt to autentiskumu un salīdzināt ar publiski pieejamiem avotiem.

• Izmantot reputācijas vadības un negatīvo mediju analīzes rīkus (reputation management and adverse media analysis), lai noteiktu iespējamās saistības ar sankcijām.

5. Atkārtotas pārbaudes

• Ilgtermiņa sadarbības gadījumā, padziļinātas pārbaudes jāatkārto regulāri, lai pārliecinātos, ka riska līmenis nav mainījies.

• Ieviest pastāvīgus uzraudzības mehānismus (ongoing monitoring), kas ļauj savlaicīgi konstatēt izmaiņas partneru struktūrā vai jurisdikcijās.

6. Iekšējās kontroles sistēmas izveide

• Norīkot atbildīgo personu par sankciju risku pārvaldību un noteikt “sarkanās līnijas”, kas definē nepieļaujamās situācijas.

• Pielāgot iekšējo kontroles sistēmu (IKS) uzņēmuma lielumam, darījumu apjomam un pieejamiem resursiem.

• Nodrošināt procedūru dokumentēšanu un atbilstības specialistu iesaisti.

7. Sadarbība ar finanšu iestādēm

• Kredītiestādēm jāpārliecinās par IKS efektivitāti un dokumentu savlaicīgu iesniegšanu.

• Efektīva sadarbība ar atbilstības speciālistiem (compliance experts) palīdz uzlabot risku pārvaldību un uzņēmuma reputāciju.